تاریخ:

1386

مجری:

رضا یافتیان

کلیدواژه ها:

‌نظامهای مشارکتی، نظام پیشنهادها

وجود توانمندیهای بالقوه فراوان در بخشهای مختلف کشور و نقش آنها در بهبود بخشهای ذیربط که صرفا" در صورت بالفعل شده آنها تحقق می یابد، ایجاب می نماید که با بهره گیری از سیستمها و نظامهای کارآمد و اثربخش شناخته شده نسبت به فعال سازی این پتانسیل‌ها اقدام گردد. در این راستا، استفاده از نظام پیشنهادها بعنوان موثرترین ابزار نظام مشارکتی می تواند نسبت به بالفعل نمودن این توانمندیها در سطح گسترده عمل نماید.بررسی سوابق و تجارب سازمانها و شرکتهای داخلی و خارجی نشان می دهد که چنانچه قبل از پیاده سازی چنین نظامهائی، مطالعات لازم در خصوص بسترهای فرهنگی، ساختارهای اجرائی، ابزارها و امکانات موجود و.... سازمان مورد نظر اقدام شده و متعاقبا" نسبت به طرح ریزی و اجرای طرح اقدام گردد، ضریب موفقیت طرح بسیار بالاتر خواهد رفت. لذا با بهره گیری از تجربیات فوق، در این طرح سعی گردیده است ضمن بررسی و مطالعه کامل ساختار، اهداف، برنامه ها و ... وزارت بازرگانی و همچنین ادبیات نظام پیشنهادها، شامل تشریح: مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادها، تجارب داخلی و خارجی و نظام پیشنهاد فعلی وزارت بازرگانی، نسبت به تبیین چگونگی طراحی، تدوین، جاری سازی و توسعه نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی کشور و همچنین منابع سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز اقدام گردد. فصل اول- بازشناسی ساختار، اهداف، ذینفعان و فعالیتهای وزارت بازرگانی : ساختار ، وظایف و محورهای کاری وزارت بازرگانی. ساختار سازمانی وزارت بازرگانی مشتمل بر معاونتها ، دفاتر ، ادارات ، واحد های مستقل و . . . به همراه سازمانها و ، شرکت ، موسسات و . . . زیر مجموعه وزارت بازرگانی که در شش گروه مشروحه ذیل دسته بندی گردیده و تحت نظر مستقیم مقام عالی وزارت و یا معاونتها بوده و عهده دار راهبری و اجرای وظایف و اهداف وزارت میباشند. شرکتها،موسسات،سازمانها،مراکز مستقل، مشاوران، سایر . رئوس کلی وظایف وزارت بازرگانی عبارتند از: 1. برنامه ریزی و سیاست گذاری 2. اجرا 3. عاملیت (هرگونه دخالت وتصدی گری دولت در اموری که قابل واگذاری به بخش خصوصی است) 4. نظارت و کنترل. از طرف دیگر محورهای کاری این وزارت جهت انجام وظایف فوق در 8 گروه ذیل دسته بندی شده اند : 1- تنظیم بازار 2- صادرات 3- واردات 4- روابط تجاری 5- WTO 6- پژوهش های بازرگانی 7- اطلاع رسانی 8- تجارت الکترونیک ذینفعان نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی (مرتبطین با وزارتخانه) بمنظور شناسایی هرچه بهتر بخش بازرگانی لازم است ابتدا تعریفی از بازرگانی نموده و سپس براساس آن بتوان حدود این بخش را تعریف کرده و بر این اساس ذینفعان آن را شناخت . در یک تعریف ساده ، جریان تبادلات بین عرضه کننده و متقاضی را میتوان بازرگانی نامید . مطابق این تعریف 3 نهاد ذیل در این بخش فعالیت دارند : نهادهای عرضه کننده کالا و خدمات که می توان تحت عنوان تامین کنندگان یاد کرد. متقاضیان کالا و خدمات که عمدتا" مصرف کنندگان نهایی هستند (شامل بازارهای داخلی و خارجی). نهادهای ارائه کننده خدمات بازرگانی واسطه ای همچون خدمات حمل و نقل ، نگهداری ، بازاریابی ، بسته بندی ، مشاوره و . . . می پردازند . نهادهای بخش بازرگانی کشور با توجه به زنجیره فعالیت بازرگانی اشاره شده می توان گفت که بخش بازرگانی کشور دارای طیف گسترده‌ای بوده و ذینفعان متعددی را در بر می گیرد که ذیلا" به آنها اشاره گردیده است: وزارتخانه ها اعم از وزارتخانه‌هایی که دارای ارتباط کاری مستقیم هستند(وزارت صنایع)، وزارتخانه هایی که نقش پشتیبانی کننده را دارند (مانند وزارت علوم) و سایر وزارتخانه ها که دارای ارتباط کاری کمتری با وزارت بازرگانی می باشند ولی فعالیت آنها در بخش بازرگانی کشور تاثیر گذار می باشد. کلیه شرکتهای دولتی و خصوص ، اصناف ، تجار و بازرگانان که فعالیتهای بازرگانی انجام میدهند. بانک ها جهت تامین منابع مالی و اعتباری فعالیتهای بازرگانی. بیمه ها جهت تامین امنیت سرمایه گذاری بازرگانی. مردم به صورت عام که به عنوان مصرف کننده نهایی که اقدام به فعالیتهای بازرگانی می نمایند ، نیز ذینفعان این بخش را شامل میشوند . اهداف و برنامه های موجود: براساس برنامه چهارم توسعه کشور، وزارت بازرگانی 8 هدف تعریف نموده و برای تحقق این اهداف بالغ بر 33 برنامه عملیاتی تدوین گردیده است. بکارگیری نظام پیشنهادها در بخش بازرگانی، وزرات بازرگانی خواهد توانست با دریافت نظرات و پیشنهادهای ذینفعان مرتبط، در تحقق کلیه برنامه های عملیاتی که هدف اصلی آن توسعه، اصلاح و یا بازنگری میباشد موفق تر عمل نماید. این برنامه های عملیاتی عبارتند از: 1) تدوین، اصلاح و بازنگری قوانین تجاری 2) توسعه زیرساخت‌ها و ارایه خدمات مناسب برای صادرات 3) توسعه زیرساخت‌ها و ارایه خدمات مناسب برای صادرات 4) بهبود و توسعه زیرساخت‌های پشتیبان بخش بازرگانی 5) مهندسی مجدد فرآیندهای شبکه های توزیع 6) بازنگری در شیوه‌های پرداخت و توزیع یارانه کالاهای اساسی 7) اصلاح نظام‌های مدیریتی، آموزش و بهسازی منابع انسانی استقرار این نظام علاوه بر تاثیر کلی در تحقق کلیه اهداف تعریف شده، تاثیر مستقیم و قابل توجهی در تحقق دو هدف ذیل خواهد داشت : هدف ردیف 4 (شامل 3 برنامه عملیاتی) : توسعه تجارت الکترونیکی و استفاده از فناوریهای نوین هدف ردیف 8 (شامل 6 برنامه عملیاتی) : نوسازی، اصلاح ساختار و کارآمد نمودن منابع انسانی فصل دوم- مطالعات پیرامون ادبیات نظام پیشنهادات مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادها شامل : مدیریت مشارکتی و مشارکت در بخش دولتی. یکی از سازوکارهای نیرومند فراگرد مدیریت مشارکتی، برپایی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها است . مدیریت با استفاده از نظام پیشنهادها، فضا و امکاناتی را در سازمان بوجود می آورد که کلیه ذینفعان، اعم از کارکنان، مشتریان، پیمانکاران و ..... ، نظرات، ایده ها و پیشنهادات خود را در زمینه حل مشکلات و نارسائیها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیتهای سازمان به مدیریت ارائه می نمایند و مدیریت پس از بررسی، موارد قابل اجراء را به اجراء گذاشته و با اعطاء پاداش و یا تقدیر مناسب، پیشنهاددهنده را در منافع سازمان سهیم می سازد . در کشور ما نیز با توجه به تعالیم قرآن مجید، دولت جمهوری اسلامی ایران در قانون اساسی به امر مشارکت مردم و تعیین سرنوشت سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی توجه نموده است. این موضوع به صورت روشن در قانون اساسی بند 8 اصل سوم، اصل هفتم ، اصل شصت و دوم ، اصل صدم ، اصل یکصدویکم، اصل یکصدوچهارم، اصل یکصدو هفتم ، اصل یکصدودوازدهم و . . . بیان شده است مدیریت‌ دولتی‌ با مدیریت‌ بخش‌ خصوصی‌ متفاوت‌ است‌. در این‌ رابطه‌ سه‌ تفاوت‌ عمده‌ای‌ که‌ راه‌ را برمدیریت‌ مشارکتی در بخش‌ دولتی‌ سد می‌کند عبارتست‌ از: 1) پاسخگویی‌: بخش‌ دولتی‌ درباره‌ پاسخگویی‌ در برابر وظایف‌ و ماموریتهای‌ خود فضای‌ حساسی‌دارد 2) ارزیابی‌ عملکرد: عدم وجود معیارهای روشن ارزیابی عملکرد مالی و امکان محاسبه سود حاصل از مشارکت. 3) مشروعیت‌ سیاسی‌: اصلی‌ترین مانع توسعه نظامهای مشارکتی در سازمانهای‌ دولتی، نظریه‌ انتخابی‌ بودن‌ خود نظام‌ مردم‌ سالاری‌ است‌. طبق این‌ نظریه‌ مردم‌ قانونگذاران‌ رابرای‌ تصویب‌ خط‌ مشی‌ها، و مدیران‌ اجرایی‌ بلند پایه‌ را جهت اجرای‌ آنها از طریق‌ کارمندان‌، برمی‌گزینند. نقش‌ این‌ کارمندان‌ اجرای‌ کارهاست‌ و نه‌ نفوذ بر خط‌مشی‌ها. نظام پیشنهادها پیدایش و اهداف نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها یکی از ساز و کارهای قدرتمند و اساسی شیوه مدیریت مشارکت جو است که در بسیاری از سازمان های صنعتی، بازرگانی و خدماتی بخش های خصوصی و عمومی جهان به صورت گسترده و همگانی کاربرد پیدا کرده است. در این نظام جامعه کارکنان سازمان حق دارند برای بهتر کردن کیفیت و کمیت همه عواملی که بر کار یا زندگی کاری آنان اثر می گذارند به اندیشه بپردازند و به منظور از میان برداشتن دشواریها، راه چاره هایی را که مناسب و موثر می داند برای بررسی کارشناسان پیشنهاد کنند. اهداف بکارگیری این نظام در تمامی کشورها و سازمانها تقریبا" مشابه بوده و اهم آنها عبارتند از: 1- ایجاد فضای مناسب جهت شکوفائی اندیشه ها 2- افزایش حس تعلق و دلبستگی کارکنان به سازمان 3- افزایش کارآیی سازمان و کاهش هزینه‌های 4- تقویت حس مسؤلیت پذیری در کارکنان 5- کاهش پی‌آمدهای سخت و ناگوار دیوان سالاری 6- و ........ سوابق و تجربیات نظام پیشنهادها در شرکتها و سازمانهای موفق داخلی، خارجی و وزارت بازرگانی مشارکت و استفاده از نظرات کارکنان و مردم دارای سابقه تاریخی بسیار طولانی بوده ولی بکارگیری نظام مند آن از اواسط قرن نوزدهم آغاز شده است. تاریخچه این نظام در برخی کشورها به شرح ذیل می باشد: 1721 ژاپن: نصب صندوقی در ورودی قلعه بدستور امپراتور هشتم (یوشیمونه توگوگاوا)، بنام "صندوق راهنما"، جهت اخذ نظرات مردم در خصوص مسائلی از جمله نحوه عملکرد مامورین حکومتی و طرز تفکر عمومی مردم. 1741 سوئد: اولین سیستم پیشنهادات به فرمان سلطنتی بمنظور دریافت پیشنهادات شهروندان سوئدی. 1770 انگلستان: اولین سیستم پیشنهادات توسط نیروی دریایی انگلستان. 1871 یا 1880 -اسکاتلند: اولین سیستم نظام مند توسط ویلیام دنی صاحب شرکت کشتی سازی ویلیام دنی. 1872 آلمان: آلفرد کروپ، صاحب شرکت فولاد سازی 1894 آمریکا: اولین نظام پیشنهادات آمریکا بنام سیستم "صد سر و مغز" توسط جان پیترسون در شرکت (NCR) 1895 آلمان: شرکت Henrich Lanz AG, Mannheim 1898 آمریکا: شرکت کداک 1899 آمریکا: Baush & Lomb, Westinghouse & Western Electric و ..... در حال حاضر ژاپن بعنوان برترین کشور در پیاده سازی و بکارگیری سیستم پیشنهادها مطرح بوده و آمارهای ارائه شده زیر که در سال 1995 تهیه گردیده است عملکرد سیستم پیشنهادهای ژاپن و امریکا مورد مقایسه قرار داده و میزان گستردگی و عملکرد مطلوب تر این نظام را در کشور ژاپن نشان می دهد. شاخص امریکا ژاپن شاخص امریکا ژاپن سرانه پیشنهاد درصد قبولی 16/0 0/38 5/18 7/89 درصد مشارکت سرانه صرفه جوئی (دلار) 7/10 334 3/74 3،249 .استقرار و پیاده سازی این نظام از دهه 1360 در شماری از شرکت های صنعتی کشور آغاز شده و سیستم‌ پیشنهادات‌ در 4 شرکت طراحی‌و اجرا گردید و باتوجه‌ به‌ موفقیت‌های حاصله‌، شرکتهای‌ متعددی‌ بخصوص‌ در بخش‌ صنعت‌ خواهان‌ بکار گیری این‌سیستم‌ شدند بطوریکه‌ تا سال‌ ‌ 1371 بیش‌ از 20 شرکت‌ بزرگ‌ به‌ نظام‌ مشارکت‌ از طریق‌ ارائه‌ پیشنهادات‌پیوستند. در ادامه با توجه به اطلاع و آگاهی سایر شرکتها از منافع و صرفه جوئیهای حاصله از سیستم پیشنهادها در شرکتهای مذکور باعث گردید که تمایل به استقرار سیستم مذکور در آنها نیز افزایش یافته و به سرعت در سطح شرکتهای کشور گسترش یابد بطوریکه در حال حاضر اغلب شرکتهای برتر و بزرگ کشور از این سیستم استفاده نموده و منافع مالی بسیار زیادی را بدست آورند. در سال 1379، با توجه به آثار مثبت و سودمندی که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت های صنعتی داخلی و خارجی پدید آورده بود، دولت جمهوری اسلامی ایران نیز با توجه به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارآیی و اثر بخشی دستگاه های دولتی و افزایش رضایت و توان کاری کارکنان، شورای عالی اداری طی بخشنامه شماره 430/013ط مورخ 15/12/1379 استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها برای دستگاههای دولتی را ابلاغ نمود. فصل سوم- توسعه مدل مفهومی کلان نظام پیشنهادها در بخش بازرگانی بررسی اهداف کلان و ارزشهای حاکم بر نظام پیشنهادهاو خطوط کلی چشم انداز ذهنی این نظام در فضای ملی در منابع علم مدیریت تعریف شده که سازمان فاقد هدف شکست پذیر است . زیرا حتی اگر حرکتهایی بدون تعریف صریح هدف از انجام آنها، نیز در سازمان صورت بگیرید . چگونه میتوان درباره آن داوری کرد ؟ مسیر غلط از مسیر صحیح چگونه قابل شناسایی است ؟ بر سر چه چیزی با پرسنل و شرکاء تفاهم کنیم ؟ و . . براساس بررسی های کارشناسی انجام شده و اطلاعات جمع آوری شده از پرسشنامه نظرخواهی ،‌مهمترین ارزش های مورد نیاز جهت راه اندازی و استقرار این نظام عبارتند از : 1- مشتری گرایی 2- کارگروهی 3- کرامت انسانی 4- حفظ منابع و منافع ملی 5- خلاقیت و کارآفرینی بررسی و تعیین دامنه فراگیری نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی و تبیین اهداف کلان و تشریح انها به اهداف کمی. تبیین و تعیین اهداف مورد نظر جهت ایجاد و استقرار هر رویکرد، نظام و یا سیستمی شرط موفقیت و اثربخشی آن نظام و سیستم بوده و با تشریح آنها به اهداف کمی و تعریف شاخصهای مناسب جهت سنجش میزان تحقق اهداف مذکور امکان مدیریت و راهبری مناسب و صحیح در پیاده سازی و اجرای نظام حاصل می گردد. طیف وسیع ذینفعان بخش بازرگانی کشور و تنوع و گستردگی ویژگیها و ماهیت هر یک از گروههای این بخش ایجاب می نماید که برخی از اهداف برای گروههای خاصی از ذینفعان (مانند کارکنان سازمانها، دستگاهها و .... زیر مجموعه وزارت بازرگانی) در نظر گرفته شده و بخش عمده اهداف نیز بطور فراگیر برای کلیه ذینفعان تعریف گردند. در این راستا کلیه اهداف کلان تعیین گردیده است که برخی از آنها عبارتند از: تلاش در حفظ و بالا بردن کرامت انسانی و ، بهبود روحیه و انگیزه ذینفعان بخش بازرگانی کشور پرورش استعدادهای نهفته،‌ افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار و ... همسو کردن اهداف ذینفعان بخش بازرگانی با سیاستها، برنامه ها و اهداف بازرگانی کشور تقویت حس مسئولیت پذیری و اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش و ... تعریف شاخصهای کلان برنامه ای، اثربخشی و عملکردی نظام پیشنهادها و ماتریس ارتباطی شاخصها. بمنظور پایش عملکرد کلی نظام پیشنهادها و حصول اطمینان از تحقق اهداف تعیین شده، لازم است نسبت به تعیین و تعریف شاخصهای کلان اقدام گردد. با عنایت به اینکه هدف اصلی این نظام عبارتست از توسعه فرهنگ مشارکت از جنبه های میزان مشارکت هر فرد، میزان مشارکت کنندگان و همچنین سطح و کیفیت مشارکت، لذا شاخصهای متعددی در زمینه های کارائی و اثربخشی تعریف گردیده است که عناوین برخی از آنها عبارتند از: میزان و سرانه مشارکت ذینفعان، صرفه جوئی ها و کاهش هزینه ها ، سنجش اثربخشی پیشنهادها، سنجش عملکرد نظام در توسعه کار گروهی، شاخصهای عملکردی نظام پیشنهادها، و .... از طرف دیگر لازم است جهت آگاهی از میزان تحقق اهداف نظام پیشنهادها، ابتدا ارتباط بین شاخصهای تعریف شده مختلف با این اهداف تعیین شده و سپس از طریق اندازه گیری شاخصها و با کمک ارتباطات تعیین شده از میزان تحقق هریک از اهداف اطلاع حاصل نمود. در این رابطه ماتریسی متشکل از اهداف هشت گانه نظام و شاخصهای کارائی، اثربخشی و عملکردی تدوین گردیده است که از آن طریق میتوان با داشتن نتایج اندازه گیری شاخصها، از میزان تحقق اهداف اطلاع حاصل نمود. تعریف بذر پیشنهاد و ویژگیهای آن بذر پیشنهاد عبارتست از موضوع یا موضوعاتی که بمنظور ارائه پیشنهاد در مورد آنها، طرح و به طرق مقتضی به اطلاع ذینفعان نظام پیشنهادها رسانده می شود. طرح و ارائه بذر پیشنهاد می‌تواند همانند خود پیشنهاد در زمینه‌های مختلفی صورت ‌پذیرد. تولید بذر پیشنهاد می تواند مستقیما" از طرف: الف- پیشنهاد دهند‌‌گان ب- سازمان یا ارکان نظام انجام گیرد. فصل چهارم- توسعه ساختاری مدل کلان نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی ویژگیهای ساختار اجرائی شامل : ارکان تصمیم گیری، پشتیبانی و اجرائی با عنایت به گستردگی دامنه فراگیری نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی کشور، از نظر تعدد ذینفعان و از نظر موضوعات قابل بررسی، لازم است ساختار مناسبی در نظر گرفته شود که علاوه بر وجود پشتوانه تخصصی جهت بررسی و پاسخگوئی بموقع به پیشنهادها، امکانات لازم جهت اجرای آنها و همچنین کنترل و نظارت بر این فرآیند فراهم گردد. با توجه به نیازمندیهای ذکر شده، ساختار لازم که در برگیرنده کلیه ارکان اجرائی و تصمیم گیری/ پشتیبانی خواهد بود.ارکان تصمیم گیری و پشتیبانی ساختار مذکور عبارتند از: کمیته راهبری : این کمیته به ریاست مقام وزارت بازرگانی تشکیل گردیده و وظیفه راهبری نظام پیشنهدهای بخش بازرگانی را عهده دار می باشد. کمیته عالی: این کمیته عالی ترین مرجع تصمیم گیری نظام پیشنهادها بوده و از نمایندگان عالی رتبه دستگاه های مختلف بخش بازرگانی تشکیل می گردد. کمیته علمی و پشتیبانی: این کمیته بمنظور پشتیبانی و ارائه خدمات علمی جهت بهبود نظام و توسعه پیشنهادهای دریافتی تشکیل شده و تحت نظر کمیته عالی می باشد. کمیته نظارت و پیگیری: این کمیته عالی ترین مرجع کنترل و پیگیری پیشنهادها و رسیدگی به اعتراضات احتمالی بوده و تحت نظر کمیته عالی عمل می نماید. ارکان اجرائی ساختار مذکور نیز عبارتند از: دبیرخانه اصلی نظام پیشنهادها: این قسمت نقطه ارتباطی ذینفعان با ارکان نظام پیشنهادها بوده و مسئولیت برقراری ارتباط جهت دریافت پیشنهادها و اعلام نتایج بررسی به پیشنهاددهندگان را دارا می‌باشد. کمیته های تخصصی: این کمیته ها با تخصصهای مختلف مسئولیت بررسی پیشنهادها و رد یا قبولی آنها را عهده دار می باشند. کمیته های پیشنهادات سازمانی : این کمیته ها همان کمیته پیشنهادهای دستگاه ها، سازمانها، شرکتها و .... تحت پوشش وزارت بازرگانی بوده و مسئولیت بررسی پیشنهادهای مربوط به خود را دارند. کارشناسان نظام پیشنهادها: عبارتند از افراد خبره و متخصص در زمینه های مختلف که بمنظور ارائه نظرات کارشناسی درخصوص پیشنهادهای دریافتی تعیین میگردند. اطلاع رسانی و فرهنگ سازی، ارزیابی پیشنهاد، سیستم انگیزشی و فرآیند جامع نظام پیشنهادها با عنایت به مستمر بودن عمل مشارکت، لازم است اطلاع رسانی و فرهنگ سازی بطور پی در پی و دائم صورت گرفته و مرتبا" اهمیت، حساسیت و مفید بودن آن گوشزد گردد. برای این منظور لازم است کمیته علمی و پشتیبانی گروهی را به این امر اختصاص داده و از روشهای مختلف ارتباطی مانند تبلیغات، جراید، ارتباطات حضوری و .....استفاده نمود. اگرچه سیستم‌ پیشنهادات‌ بمنظور پویا نمودن‌ سازمان‌ تدوین‌ و اجرا می‌شود، لیکن‌ پویا نمودن‌و حفظ‌ پویایی‌ سیستم‌ پیشنهادات‌ در یک‌ سازمان‌ نیز از اهمیت‌ زیادی‌ بر خوردار می‌باشد. موفقیت‌ و پویایی‌ یک‌ سیستم‌ پیشنهادات‌ با سه‌ روش‌ قابل‌ تقویت‌ است‌: بستر سازی‌، آموزش‌و تشویق‌. قبل‌ از اجرای‌ این‌ سیستم‌ می‌بایست‌ به‌ شیوه‌های‌ مختلف‌، ذهنیت‌ مثبت‌ در کارکنان‌ایجاد و با برقراری دوره‌های‌ آموزشی‌کوتاه‌ مدت‌ زمینه‌ آشنایی بیشتر آنان‌ با این‌ سیستم‌ فراهم گردد سپس با بهره‌گیری از سیستمهای تشویقی نسبت به انگیزش آنها اقدام نمود. کلیه‌ پیشنهادات‌ دریافتی‌ می‌بایست‌ ظرف‌ مدت‌ معینی‌رسیدگی‌ شده‌ ونسبت‌ به‌ آن‌ تصمیم‌گیری‌ لازم‌ بعمل‌ آید تا باعث‌ جلوگیری‌ از نارضایتی‌ ذینفعان از تأخیردر رسیدگی‌ به‌ پیشنهادات‌ گردد. از طرف دیگر لازم است با استفاده از ملاکهای‌ ارزیابی‌ روشن‌ و شفاف‌ نسبت به بررسی‌ دقیق‌ و کارشناسانه پیشنهادها اقدام گردد. در نظام پیشنهادات پاداش مالی و بازخورد سریع که هر دو از اهرم‌های مهم انگیزش هستند باید پیش‌بینی شده باشد. اگرچه رقم پاداش‌های مالی ممکن است اندک باشد ولی اغلب جنبه نمادین دارند. البته هر سازمانی می‌تواند معیار و شاخصی برای تعیین و پرداخت پاداش مالی در نظر بگیرد. (مانند درصدی از صرفه جویی‌های حاصله) ساختار و طبقه بندی مخاطبان: با عنایت به مطالعات و بررسی های انجام شده (مطالعات میدانی، نظرسنجی انجام شده و بررسی مقالات علمی و تجربیات سایر سازمانها)، ذینفعان نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی مرتبط با وزارت بازرگانی را میتوان مطابق شکل زیر تقسیم بندی نمود: رویکرد اجرای طرح، تعیین و تفکیک فازهای پیاده سازی بدلیل گستردگی و دامنه فراگیری این نظام، پیاده سازی کامل آن بصورت فازی صورت گرفته و برای اجرای هر فاز آن برنامه مدون و یکپارچه ای تهیه و براساس آن اقدام می‌گردد. خلاصه برنامه پیاده سازی و گامهای اجرائی بشرح ذیل می باشد: فاز اول: تهیه، تدوین و تصویب چارچوب کلان و مستندات نظام پیشئهادها و طرحریزی استقرار و اجرای آن: تهیه، تدوین و تصویب چارچوب کلان و مستندات نظام پیشئهادها. طرح ریزی استقرار و اجرای نظام پیشنهادها. فاز دوم : ایجاد بستر سخت افزاری و مکانیزاسیون سیستم پیشنهادها: ایجاد بستر سخت افزاری. مکانیزاسیون سیستم پیشنهادها. فاز سوم : اطلاع رسانی، فرهنگ سازی، آموزش و اجرا ی نظام پیشنهادها تدوین برنامه های آموزشی و فرهنگ سازی. پیاده سازی و اجرا. فاز چهارم : توسعه نظام پیشنهادها : اجرای برنامه های تبلیغاتی و فرهنگ سازی و همچنین اطلاع رسانی به ذینفعان جدید در خصوص برقراری امکان مشارکت آنها در نظام پیشنهادها: آماده سازی بستر سخت افزاری لازم (تهیه و نصب، در صورت لزوم و نیاز). توسعه سیستم مکانیزه به ذینفعان جدید. ارائه آموزشهای مورد نیاز ذینفعان جدید (اولویت بعدی). اجرای سیستم برای ذینفعان جدید. فصل پنجم- طراحی بستر ارتباطی و تعیین ابزارهای مورد نیاز شناسایی ابزارهای لازم (نشریه، رویه دستی و رایانه‌ای، وب‌سایت و ...) شامل ابزارهای موجود و ابزارهای قابل توسعه (تشریح نرم افزارهای موجود در بازار و برخی نرم افزارهای عمومی در کلاس ) کلیه فعالیتهای لازم جهت ایجاد، استقرار و اجرای نظام پیشنهادها را در سه بخش کلی زیر مورد بررسی قرار گرفته و ضمن تعیین فعالیتهای هربخش، نسبت به شناسائی ابزارهای مورد نیاز آنها اقدام می گردد: آماده سازی، آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی . آماده سازی : تشکیل دبیرخانه نظام پیشنهادها و تعیین و اختصاص محل دبیرخانه و تجهیزات مورد نیاز . * آموزش: ابزارهای مورد نیاز جهت برگزاری آموزشهای لازم برای ارکان و دهندگان ذینفعان نظام پیشنهادها. اطلاع رسانی و فرهنگ سازی: اطلاع رسانی و فرهنگ سازی جهت جلب و افزایش مشارکت با استفاده از ابزارهای مختلفی از جمله: تبلیغات در صدا و سیما، تبلیغات در جراید و نشریات، انتشار نشریه اختصاصی نظام پیشنهادها و یا برگزاری همایش و جلسات عمومی با ذینفعان. نظام پیشنهادها: طراحی و تدوین سیستم دستی: تدوین مستندات اجرائی سیستم پیشنهادها جهت ‌تعیین ‌مقررات ‌و‌نحوه ‌اجرای ‌سیستم‌که شامل : آئین نامه نظام پیشنهادها، روش اجرائی و فرمها و جدول اهداف کمی شاخصها خواهد بود. تولید، استقرار، بهره برداری، توسعه و نگهداری سیستم مکانیزه: ایزارهای نرم افزاری و سخت افزاری مورد نیاز جهت پیاده سازی و اجرای مکانیزه و تحت وب سیستم پیشنهادها، شامل: سیستمهای نرم افزاری : نرم افزار سیستم پیشنهادها ( تحلیل، طراحی، تولید و تست سیستم مکانیزه)، Domain (جهت راه اندازی سایت اینترنتی در محل سایت اصلی و ترجیها" برای سایتهای فرعی)، Stattic IP، نرم افزارهای پایه مورد استفاده کلیه ذینفعان و ..... سیستمهای سخت افزاری : سرورهای مورد نیاز جهت سایت اصلی و سایتهای فرعی، تجهیزات شبکه مانند Switch ، Router و .... برای سایت اصلی و سایتهای فرعی، Internet Link (بصورت فیبر نوری یا ADSL با پهنای باند مناسب) و ...... با توجه به اینکه بخش عمده ای از فعالیتهای مربوط به آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی با استفاده از ابزارها و امکانات موجود در دستگاهها و مجموعه های وزارت بازرگانی قابل انجام بوده و بدلیل گستردگی مجموعه ذینفعان که بتدریج به کاربران سیستم اضافه خواهند گردید، تامین و تخصیص امکانات جداگانه برای این منظور منطقی نخواهد بود. بطور مثال برای آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی در میان ذینفعان، می توان بخشی از امکانات موجود مانند مکاتبات جاری، همایشها، نمایشگاهها و .... را به این امر تخصیص داده و در مجموعه فعالیتهای جاری این بخش قرار گیرد. تحلیل و طراحی بستر ارتباطی دوسویه با در نظر قراردادن آخرین دستاوردهای تکنولوژی و سطوح دسترسی و شیوه‌های استفاده از ابزارها ارتباط کاربران (پیشنهاد دهندگان) با سیستم پیشنهادها بطور مکانیزه و دستی صورت خواهد گرفت. برای این منظور، می بایست سیستم مکانیزه پیشنهادها بصورت تحت وب تهیه گردیده و در محلی که بعنوان مرکز اصلی استقرار نظام پیشنهادها در نظر گرفته می شود نصب و پیاده سازی گردد. این محل سایت اصلی سیستم بوده و سایتهای فرعی آن در محل دستگاه ها و سازمانهای تابعه که مسئول رسیدگی به پیشنهادهای بخشی و مجری پیشنهادهای مربوط به دستگاه متبوعه خود می باشند، ایجاد می گردد. کلیه کاربران از طریق اینترنت به سایت اصلی متصل شده و پیشنهاد خود را ارائه می نمایند. پیشنهادهای واصله توسط سیستم تفکیک شده و پیشنهادهای بخشی به سازمان یا دستگاه متبوعه و پیشنهادهای کلان (مرتبط با نظام بازرگانی) به دبیرخانه ارجاع می‌گردد. پس از بررسی پیشنهادها در حوزه مربوطه، نتایج در سیستم ثبت شده و برای پیشنهاد دهنده امکان رویت و اطلاع از نتیجه بررسی پیشنهاد را فراهم می نماید. با توجه به عدم امکان دسترسی همگانی به اینترنت، ارائه پیشنهاد بصورت دستی نیز امکان پذیر بوده و پیشنهادهای دستی واصله توسط دبیرخانه یا سایر بخشهای ارکان نظام در سیستم مکانیزه وارد خواهد گردید. سطح دسترسی هر یک از کاربران سیستم پیشنهادها بر اساس نقش و حدود مسئولیت و اختیار آنها تعیین می گردد بنابراین با توجه به ویژگیها و شرح وظایف تعریف شده، کاربران را می توان در دو گروه طبقه بندی نمود: 1- کاربران عادی که در این گزارش بعنوان ذینفعان نظام معرفی شده و همان پیشنهاد دهندگان می باشند. بدلیل یکسان بودن نقش و حدود مسئولیت و اختیارات این گروه اول، سطح دسترسی آنها در حد ثبت و پیگیری پیشنهاد خواهد بود. 2- ارکان نظام که علاوه بر اینکه می توانند بعنوان پیشنهاد دهنده عمل نمایند، امکان بررسی و درج نتایج و همچنین دریافت گزارشات مختلفی از عملکرد نظام را نیز، دارا خواهند بود. فصل ششم- بررسی ریسک‌ها، محدودیت‌ها و موانع احتمالی انجام طرح اصولا هرگونه تغییر در سیستمهای موجود و یا استقرار یک سیستم یا نظام جدید در هر دستگاه ، سازمان، موسسه و .... با یکسری ریسکها و موانعی مواجه می گردد که عدم شناسائی صحیح این عوامل و اتخاذ تدابیر مناسب جهت حل و فصل انها، سبب عدم اثربخشی و حتی در مواقعی موجب شکست طرح و یا پروژه مربوطه گردد. لذا با عنایت به اهمیت موفقیت طرح استقرار نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی کشور، ریسکها، محدودیتها و موانع احتمالی مربوطه از طریق مطالعه و بررسی تجربیات سایر سازمانها، انجام مطالعات میدانی و مصاحبه با مسئولین رده های مختلف وزارت بازرگانی و دستگاههای تابعه و .....شناسائی گردیده که برخی از آنها عبارتند از: عدم ثبات و عدم حمایت مدیران ارشد: عدم دستیابی به منافع حاصل از مشارکت در کوتاه مدت، تعارض سبک مدیریتی با نظام مشارکتی، عدم باور و اعتقاد کارکنان به نظام مشارکت، و ..... فصل هفتم- برآورد هزینه، زمان و بودجه‌بندی کل و اجزای طرح با عنایت به فصل 4 گزارش حاضر در ارتباط با مراحل و فازهای پیاده سازی نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی کشور، علاوه بر تعیین زمان انجام هریک از فعالیتهای ذکر شده در فصل مذکور، نسبت به برآورد حدودی زمان اجرای هر فعالیت، هرفاز و کل پروژه اقدام گردیده است. نظر به گستردگی پروژه و وابستگی برخی از فعالیتهای ذکر شده به عواملی که ممکن است کنترل تمامی آنها میسر نباشد، تعیین و یا پیش بینی زمان اجرای دقیق و بدون خطای پروژه میسر نخواهد بود.علیهذا ضمن لحاظ نمودن عوامل قابل پیش بینی موثر در اجرای پروژه، نسبت به تدوین برنامه زمانبندی اجرا از مرحله تعیین پیمانکار طرح تا مرحله اجرای قطعی و تحویل سیستم و همچنین مراحل توسعه‌ای بعدی، اقدام گردیده است. براساس امکانات و ابزارهای اشاره شده در فصل پنجم، که در سه سرفصل ابزارهای موردنیاز ، ابزارهای موجو و ابزارهای قابل توسعه ارائه گردیده است، هزینه اجرای طرح و پیاده سازی نظام پیشنهادهای بخش بازرگانی کشور، عمدتا مربوط به بخشهای: طراحی و تدوین سیستم دستی، تولید، استقرار، بهره برداری، توسعه و نگهداری سیستم مکانیزه می باشد که با توجه به طرحهای مختلف ارائه شده نسبت به برآورد هزینه های مربوط به هر طرح اقدام گردیده است.